9 Intranetin Keskeiset Ominaisuudet ja Onnistuneita Intranet-Esimerkkejä

Edellisessä postauksessa kerroimme, mitä intranet on ja miksi se on tärkeää yrityksellesi.

Tänään siirrytään neljän onnistuneen intranet-esimerkin avulla suoraan niihin elementteihin, jotka ovat välttämättömiä, jotta intranetilläsi olisi paljon käyttöä ja tehokkuutta.

9 Intranetin keskeiset ominaisuudet

1) Yrityksen uutiskeskus

Intranet pyrkii pitämään kaikki yrityksen työntekijät samalla sivulla ja ajan tasalla viimeisimmistä tiedoista, joko yrityksen sisällä tai toimialalla.

Intranet voi olla keskitetty alusta, jossa työntekijät saavat uusimmat yritysuutiset, toimialauutiset, yritysilmoitukset ja johtajien viestinnän päivittäin.

Ensimmäinen asia, jonka monet meistä haluavat tehdä aamulla, on etsiä päivittäisiä uutisia ja käydä läpi sähköpostimme. Kuinka monta kertaa olet nähnyt nopeasti yrityksesi ilmoituksen postilaatikossasi ja sitten unohtanut sen kokonaan luettuasi muiden asiakkaiden sähköpostit?

Intranetin avulla sinun ei tarvitse etsiä tietoa hajallaan tai useiden kanavien kautta. Se auttaa säästämään aikaa ja energiaa.

2) Hakemisto, jossa on tehokas navigointi eniten käytettyihin sovelluksiin

Useimmat yritykset ottavat käyttöön intranettejä toivoen parantavansa tiimin jäsenten välistä viestintää ja tehostavan tarvittavan asiakirjan etsintää.

Tosiasia on kuitenkin, että useimpien yritysten intranetissä on erittäin alhainen käyttöaste työntekijöiden keskuudessa.

Tarkoittaako tämä sitä, että intranetillä on alhainen arvo?

Ei!

Ongelma johtuu siitä, että suurin osa intranet-suunnittelusta on yrityskeskeistä, mutta ei työntekijäkeskeistä.

Tarkoitan sitä, että suurin osa intranetistä on täynnä yrityksen tietoja, mutta siitä puuttuu henkilökohtaisia ​​​​elementtejä ja selkeää navigointia henkilöstölle.

Haluatko nähdä sivun, jossa on asioita, joista et ole kiinnostunut? Tai sellainen, joka kertoo selkeästi, mikä on tärkeää tälle päivälle ja osoittaa tarvitsemasi resurssit.

Uskon, että me kaikki valitsemme jälkimmäisen.

Kun rakennat intranetiä, haluat sen olevan ensimmäinen asia, jonka työntekijä ajattelee resursseja etsiessään, mutta et kaivaa sähköpostin yhteystietoluetteloa ja palaa takaisin tehottoman edestakaisin sähköpostiviestintään.

Tämä tarkoittaa, että selkeä navigointi ja ohjeistus ovat äärimmäisen tärkeitä intranetin suunnittelussa.

3) Asiakirja- ja resurssikeskus

Intranet on myös asiakirjavarasto, josta kaikki työntekijät voivat löytää uusimmat asiakirjat, mukaan lukien yrityksen käytännöt, lomakkeet, mallit, oppaat ja menettelyt.

Useimmat meistä ymmärtäisivät turhautumisen, joka johtuu siitä, että emme löydä haluamaansa asiakirjaa ja vietämme paljon aikaa joko itse etsimiseen tai kollegojemme kuulemiseen.

Kun intranet on keskitetty asiakirjanhallintaalusta, voit löytää tarvitsemasi tiedot helposti.

Samaan aikaan intranetin automatisoiduilla lomakkeilla. Lomakkeiden lähettämisestä tulee helpompaa ja myös HR:n helpompaa seurata edistymistä.

4) Tapahtumanhallinta

Kuten edellä mainittiin, työntekijälle voidaan päivittää viimeisimmät tiedot myös joka aamu intranetiin siirtyessään tiedottaa tulevista tapahtumista.

Intranetissä voit lisätä yrityksen tapahtuman tai lähtölaskennan tärkeisiin päivämääriin, joista työntekijöitäsi muistutetaan.

Henkilökunta voi myös tarkastella henkilökohtaista kalenteriaan intranetin kautta, mukaan lukien kaikki tulevat tapahtumat ja tiimikalenteri kaikista tulevista kokouksista ja lomapäivistä.

5) Työntekijähakemisto

Työntekijähakemisto on myös tärkeä tietovarasto.

Yksityiskohtaiset asiakirjat jokaisesta jäsenestä, mukaan lukien työn laajuus, yhteystiedot, aikavyöhyke ja saatavuus, voivat varmistaa jäsenten välisen viestinnän tehokkuuden.

6) Vastaa yleisiin kyselyihin

Yhtä tehokasta kuin asiakirjojen, tietojen ja työtovereiden löytäminen, intranetin pitäisi myös auttaa työntekijöitä ratkaisemaan yleisiä ongelmia ja tarjoamaan heille suuntaa ystävällisellä navigoinnilla.

HR-tiimi voisi antaa oppaan siitä, mitkä ovat henkilöstön yleiset tiedustelut, mukaan lukien edut, palkkasummat ja korvaukset.

Yrityksissä, joissa on useita tiimejä ja osastoja, jokainen tiiminvetäjä voisi osallistua yleisiin tiedusteluihin, joita he saivat eri tiimien välillä, ja tarjota selkeän oppaan kaikille kollegoille intranetin kautta.

Käyttöönoton alkuvaihe vaatisi hieman vaivaa, mutta lopulta, kun intranetistäsi tulee digitaalinen tietokeskus, tiedät, että kaikki vaivannäkö kannattaa.

7) Upotettu hyödyllisillä oivalluksilla

Hyödyllisten oivallusten määritelmä voi vaihdella toimialoittain.

Voit upottaa analytiikkaa ja raportoida intranetissäsi, mukaan lukien yrityksesi suorituskyvyn hallintapaneelit ja nykyisen suorituskyvyn ja tavoitteiden välinen kuilu.

8) Sosiaalinen verkosto työntekijöille

Viestinnän tehostamisen lisäksi intranetin pitäisi auttaa kehittämään kulttuuria ja edistämään siteitä yrityksen sisällä.

Useimmissa intraneteissä on sosiaalinen nurkkaus, jossa kollegat voivat olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa sosiaalisen median alustojen tai Microsoft Teamsin kautta integroidun reaaliaikaisen keskustelun kautta.

Sosiaalinen nurkka auttaa jäseniä kehittämään yhteisöllisyyden ja yhteenkuuluvuuden tunnetta sekä helpottaa tiedon ja oivallusten vaihtoa.

9) Jatkuva oppimiskeskus

Intranetin viimeinen olennainen elementti on jatkuva oppimiskeskus.

Yksi intranetin päätarkoituksista on tiedon jakaminen ja työntekijöiden uuden tiedon ja oivallusten hankinnan esteiden vähentäminen.

Tämän päivän liiketoimintaympäristö muuttuu nopeasti. Pienille ja keskisuurille yrityksille jatkuva oppiminen on jatkuvan kilpailukyvyn perusta.

Olipa kyseessä oppiminen yrityksen sisällä tai koko toimialalla, jokaisella yrityksellä tulee olla oma jatkuvan oppimisen keskus, joka kannustaa työntekijöitä hankkimaan tietoa itselleen jatkuvassa oppimisessa ja parantamisessa.

Nyt kun kaikki olennaiset elementit on käsitelty, käytämme neljää onnistunutta intranet-esimerkkiä havainnollistamaan, miksi tehokas intranet voi helpottaa tiedonvaihtoa.

Esimerkkejä intranetistä

1) Intranet-esimerkki IT-palveluille tai teknologiayritykselle

Tämän intranet-esimerkin kohokohdat:

• Ystävällinen käyttöliittymä, jossa on tasapainoinen yrityksen tieto- tai uutiskeskus ja henkilökohtaiset tiedot.
• Helppo pääsy toistuviin resursseihin tehokkaalla navigoinnilla.
• Päivittäinen ohjelma heijastuu tärkeiden tapahtumien lähtölaskentaan.
• Työntekijähakemisto, jossa on aikavyöhykkeet eri jäsenille, näkyy tehokkaan viestinnän takaamiseksi.
• Interaktiivinen sosiaalinen nurkkaus, jonka avulla tiimin jäsenet voivat juhlia menestystä, edistää siteitä ja tietää uusimmat päivitykset yrityksen sosiaalisen median sivustoilta.
• FAQ-osio, jossa käsitellään yleisiä kysymyksiä.

2) Intranet-esimerkki teollisuussektorin yritykselle

Tämän intranet-esimerkin kohokohdat:

• Puhdas käyttöliittymä, joka keskittyy tehokkaan työpöydän tarjoamiseen työntekijälle.
• Tehokas navigointi yleisiin resursseihin, mukaan lukien viimeisimmät asiakirjat, joita työntekijä työskenteli tai jotka tiimin jäsenet ovat ladaneet.
• Auttaa työntekijää seuraamaan päivittäisiä tapahtumia ja tulevia tiimikokouksia.
• Kannusta tietojen ja tietojen vaihtoa jäsenten välillä tarjoamalla kaikille foorumi jakaa ja oppia.
• Usein kysyttyihin kysymyksiin sisältyi työntekijän avustaminen yleisissä tiedusteluissa.

3) Esimerkki hakuun keskittyvästä intranetistä

Tämän intranet-esimerkin kohokohdat:

• Hakukeskeisen intranetin tavoitteena on tarjota työntekijöille tehokas navigointi, jotta he voivat etsiä tarvitsemiaan resursseja.
• Sivupalkki, josta löytyvät yleisimmät tiedustelut ja usein kysytyt kysymykset.
• Viimeaikaiset tapahtumat ja tehtävät osoittava kalenteri on täytettävä.
• Työntekijä voi etsiä HR-tiimiä suoraan sivuston kautta mistä tahansa avusta tai avusta.

4) Yhteiskuntaan keskittyvä intranet-esimerkki

Tämän intranet-esimerkin kohokohdat:

• Sosiaalinen intranet pyrkii tarjoamaan käyttäjille yhteisöllisen kokemuksen.
• Perustoimintojen, kuten pikalinkkien ja hakemistojen, lisäksi se tarjoaa yksityiskohtaista tietoa yrityksen tulevista tapahtumista, jotka kannustavat osallistumaan ja tekemään yhteistyötä.
• Yleinen ulkoasu on kevytmielinen ja ystävällinen, mikä rohkaisee osallistumaan ja sitoutumaan.

Yllä kuvattujen neljän esimerkin lisäksi intranet voi tarjota enemmän toimintoja eri yritysten tarpeisiin.

Valitsemme Microsoft Sharepointin intranetiä rakentaessamme, koska se on erittäin joustava alusta, joka integroituu hyvin muihin Microsoft 365 -sovelluksiin ja kolmansien osapuolien alustoihin. Se on erittäin muokattavissa, skaalautuva ja turvallinen.

Autamme sinua rakentamaan tarpeitasi vastaavan intranetin. Puhu meille tänään!