Dataratkaisut
Tapaustutkimus
Dokumentti hallinta ratkaisu
– Tapaustutkimus voittoa tavoittelemattoman organisaation kumppanista
Tausta
- Asiakas on tunnettu suomalainen voittoa tavoittelematon järjestö, jolla on yli 130 vuoden historia.
- Yrityksellä on hallussaan valtava määrä asiakirjoja ja useimmat ovat vanhentuneita. Samalla tiedon tallennus on pirstoutunut.
Tavoite
- Asiakas pyytää pilviteknologian avulla rakentamaan tehokkaan ja hallitun dokumentinhallintajärjestelmän, joka auttaa parantamaan tuottavuutta ja olemaan kustannustehokkaampaa.
Ratkaisumme
1.
Keskustelimme ensin asiakkaamme edustajan kanssa ja ymmärsimme tarpeet ja nykytilanteen. Suunnittele sitten asiakkaillemme yksityiskohtainen strategia ja aikataulu.
2.
Sitten siivosimme asiakirjat poistamalla tarpeettomat ja vanhat asiakirjat.
3.
Lopuksi siirsimme yli 450 000 dokumenttia erillisistä dokumenttien hallinnasta ja jaetuista levypalvelimista Microsoft SharePointin keskitettyyn asiakirjanhallintajärjestelmään.
Tulokset
- Saimme onnistuneesti vuosikymmenten aikana kertyneet sotkuiset ja vanhentuneet tiedot järjestykseen ja järjestetyksi.
- Koulutamme ja autamme henkilöstöä perehtymään uusiin dokumentinhallintatyökaluihin.
- Asiakirjojen keskitetty hallinta helpotti myös etätyötä, sillä henkilöstöllä oli mahdollisuus päästä käsiksi kaikkiin asiakirjoihin etänä.