Olemme nähneet monien yritysten uudistuvan viime vuosina digitaalisen muutoksen ja pandemian aiheuttamien häiriöiden alla. Monet yritykset ovat siirtäneet liiketoimintaansa verkkoon, mikä tarkoittaa, että niiden on löydettävä uusia tapoja hoitaa liiketoimintaansa tehokkaammin.
Liiketoiminnan harjoittaminen verkossa voi lisätä yritysten potentiaalia, mutta tuo myös monia haasteita ja uhkia.
Ensinnäkin, kun yritykset tuottavat enemmän tietoa ja dataa verkossa, ne tarvitsevat tavan tallentaa nämä tiedot tehokkaammin ja turvallisemmin.
Samaan aikaan etätyö tarkoittaa myös sitä, että kommunikointi ja yhteistyö tiimin jäsenten välillä voi olla haastavaa.
Onko olemassa kustannustehokasta ratkaisua, joka on myös yritykselle pitkällä aikavälillä kestävä ja pystyy ratkaisemaan nämä haasteet?
Vastaus on tehokkaan intranetin luominen yrityksellesi.
Mikä on intranet?
Intranet on yksityinen verkko, joka on suunniteltu organisaation sisäiseen käyttöön. Sitä voidaan käyttää yrityksen tietojen jakamiseen ja tallentamiseen sekä viestinnän ja yhteistyön edistämiseen.
Intranet vs Extranet vs Internet
Yksinkertainen tapa ymmärtää intranetiä on ymmärtää intranetin, ekstranetin ja Internetin välinen ero.
Intranet on vain yrityksesi ja sen jäsenten edessä. Pääsy tietoihin on rajoitettu valtuutetuille henkilöille, ja se vaatii todennusta.
Intranet pyrkii helpottamaan sisäistä viestintää ja tiedonvälitystä. Se toimii myös keskustietovarastona yrityksen tietojen, datan ja asiakirjojen tallentamiseen.
Toisaalta Internet on maailmanlaajuinen verkko, johon kuka tahansa Internet-yhteyden omaava pääsee ja joka tarjoaa pääsyn suureen joukkoon julkisia verkkosivustoja ja resursseja ja mahdollistaa ihmisten kommunikoinnin.
Lopuksi extranet on intranetin laajennus. Se on valvottu yksityinen verkko, joka mahdollistaa pääsyn valituille ulkopuolisille osapuolille, kuten kumppaneille tai toimittajille, tiettyihin tarkoituksiin, kuten projektiyhteistyöhön.
Siitä on apua, kun ulkopuoliset osapuolet otetaan mukaan sisäisiin prosesseihin ja toimintaan. Se voi myös säästää aikaa ja vaivaa toteutuksessa ja tarjota avoimuutta kaikille osapuolille.
Intranetin ominaisuudet ja edut
Tällä hetkellä markkinoilla on yli 20 intranet-ratkaisujen tarjoajaa.
Yleensä Intranet voi tarjota seuraavat edut.
Parempi kommunikointi
Intranetien avulla työntekijät voivat kommunikoida tehokkaammin eri kanavien, kuten keskustelupalstojen, pikaviestien, blogien ja foorumien kautta.
Viestinnän parantaminen on yksi intranetin keskeisistä tavoitteista, joten useimmat ratkaisut tarjoavat henkilöstölle mahdollisuuden parantaa verkostoitumista ja tiedonvaihtoa.
Slack on yksi yritysviestintäalustoista, joka tarjoaa tiimin jäsenille helpon ja hauskan tavan olla yhteydessä ja vaihtaa tietoja.
Lisääntynyt yhteistyö
Intranetin avulla työntekijät voivat työskennellä yhdessä projekteissa, joissa reaaliaikaiset muutokset näkyvät. Se on paljon tehokkaampi tapa tiimin yhteistyöhön verrattuna vanhoihin tapoihin käyttää jaettuja asemia ja sähköpostin liitteitä viestintään.
Intranetin avulla voit myös jakaa asiakirjoja, laskentataulukoita ja muita tiedostoja helposti. Voit tarkastella sisältöä milloin tahansa eri laitteilla.
Jotkut intranet-ohjelmistot, kuten WorkVivo, korostavat työntekijöiden kokemusta ja yhteistyötä. Se on suunniteltu kannustamaan työntekijöiden sitoutumista ja yhdistämään ihmisiä emotionaalisesti.
Keskitetty tieto
Intranetit toimivat yrityksen uutisten, ilmoitusten, käytäntöjen ja menettelytapojen keskeisenä keskuksena, mikä helpottaa työntekijöiden pääsyä tärkeisiin tietoihin ja saada tietoa oikea-aikaisesti.
Se voi olla yrityksesi kaikkien tärkeiden tietojen ja datan keskusvarasto, joka sisältää uusimmat menettelyt, sopimukset ja politiikkasi yhtenä ainoana totuuden lähteenä.
Asiakirjojen hallinta
Intranetit yksinkertaistavat asiakirjojen tallennusta ja hallintaa versionhallinnan, hakuominaisuuksien ja käyttöoikeuksien avulla.
Microsoft Sharepoint on yhteistyöalusta, joka yksinkertaistaa tietojen tallennusta ja hallintaa. Organisaation sisällä ja ulkopuolella olevat jäsenet voivat tehdä yhteistyötä Sharepointin avulla tehokkaasti ja turvallisesti.
Virtaviivaiset prosessit
Intranetien avulla voidaan automatisoida rutiini- tai toistettavia tehtäviä, kuten kuluraporttien lähettäminen, vapaa-ajan pyytäminen ja suoritusarviointien hallinta.
Tiedon jakaminen
Intranetit mahdollistavat tiedon ja asiantuntemuksen jakamisen työntekijöiden kesken, mikä voi parantaa tuottavuutta ja innovaatioita koko organisaatiossa.
Koulutus ja kehitys
Intranet voi isännöidä e-oppimismoduuleja, koulutusmateriaaleja ja muita resursseja, jolloin työntekijät voivat käyttää ja suorittaa koulutusta heille sopivana ajankohtana.
Kustannus- ja ajansäästö
Vähentämällä painettujen materiaalien, matkojen ja ulkoisten koulutusohjelmien tarvetta intranetit voivat auttaa yrityksiä säästämään rahaa.
Se voi myös säästää huomattavasti aikaa ja rahaa vähentämällä tehotonta viestintää, kuten toistuvia puheluita ja edestakaisin sähköpostiviestejä. Intranetin avulla jäsenet voivat päivittää työnsä tilan ajoissa. Muiden jäsenten on myös helpompi tietää, ketä henkilöstöä etsitään tiettyihin tehtäviin.
Eri osastojen jäsenet voivat etsiä tarvitsemaansa tietoa helposti intranetin kautta, koska kaikki tiedot on järjestetty yhteen paikkaan.
Samalla kestävä intranet-ratkaisu vastaa tulevaisuuden tarpeisiisi mahdollistamalla skaalautuvuuden, joka auttaa säästämään kustannuksia pitkällä aikavälillä.
Räätälöinti
Intranetit voidaan räätälöidä vastaamaan yksittäisten käyttäjien yksilöllisiä tarpeita ja mieltymyksiä, mikä lisää tehokkuutta ja tyytyväisyyttä.
Edistää yrityskulttuuria
Intranetissä yritys voi rakentaa vahvan yritysbrändin ja -kulttuurin johdonmukaisella brändiviestillä. Se voi myös parantaa tiimin osallistumista rakentamalla yhteisöä ja tuomalla ihmisiä yhteen tapahtumien ja verkostoitumismahdollisuuksien kautta.
Integrointi muihin järjestelmiin
Intranetit voidaan integroida muihin ohjelmistosovelluksiin, kuten asiakkuuksien hallintaan (CRM) ja henkilöstöhallintajärjestelmiin (HRMS), mikä mahdollistaa saumattoman tiedon jakamisen ja työnkulun.
Parannettu turvallisuus
Intranetit tarjoavat paremman hallinnan arkaluontoisten tietojen pääsyssä mukautettavien käyttöoikeustasojen ja suojausprotokollien avulla.
Reaaliaikaiset päivitykset
Intranetien avulla organisaatiot voivat nopeasti jakaa tärkeitä uutisia ja päivityksiä ja varmistaa, että kaikki työntekijät ovat perillä ja ajan tasalla.
Analyysi ja raportointi
Intranetit voivat tarjota arvokkaita näkemyksiä työntekijöiden käyttötottumuksista, sisällön suosiosta ja muista mittareista, jolloin organisaatiot voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä sisäisestä viestintästrategiastaan.
Intranetin haitat
Mitkä ovat intranetin huonot puolet kaikista mainituista intranetin eduista?
Jatkuva hallinta
Intranetiä on ylläpidettävä säännöllisellä huollolla ja tarkastuksella sen varmistamiseksi, että se toimii oikein ja turvallisesti.
Tekninen tuki alkuasennukseen
Alkuasennus saattaa viedä tietyn ajan ja teknisen tuen sen varmistamiseksi, että se on kestävä pitkällä aikavälillä ilman tietovuotoa.
Samalla sujuva työnkulku ja suunnittelu ovat tärkeitä mukautuvuuden ja käyttökokemuksen varmistamiseksi.
Minkä yritysten tulisi käyttää intranetiä?
Intranet sopii parhaiten keskisuurille ja suurille yrityksille tai pienille yrityksille, jotka pyrkivät kasvamaan pitkällä aikavälillä.
Yritykset, joissa on huomattava määrä työntekijöitä eri osastoilla, voivat hyötyä intranetin keskitetyistä viestintä- ja yhteistyöominaisuuksista.
Maantieteellisesti hajallaan sijaitsevat organisaatiot, joissa on useita toimistoja tai etätyöntekijöitä, voivat käyttää intranetiä kommunikointiaukkojen kuromiseen, tietojen jakamiseen ja yhtenäisyyden tunteen ylläpitämiseen.
Lopuksi yritykset, joilla on monimutkainen tietopohja ja jotka perustuvat laajan tiedon hallintaan ja jakamiseen, kuten lakitoimistot, tutkimuslaitokset tai suunnitteluyritykset, voivat käyttää intranetiä luodakseen keskitetyn arkiston tärkeille asiakirjoille ja resursseille.
Toisaalta, mitkä yritykset eivät saa rakentaa intranetiä?
Ensinnäkin hyvin pieni yritys voi hyötyä vähemmän intranetistä. Esimerkiksi yritykset, joissa on hyvin pieni määrä työntekijöitä, jotka työskentelevät tiiviisti yhdessä ja voivat helposti kommunikoida kasvokkain tai yksinkertaisten työkalujen, kuten sähköpostin tai pikaviestien, avulla, eivät välttämättä näe merkittäviä etuja intranetin käyttöönotosta.
Toiseksi yritykset, joilla on rajalliset resurssit. Intranetin luominen ja ylläpito voi vaatia huomattavia investointeja aikaa, rahaa ja IT-resursseja. Organisaatiot, joilla on rajalliset resurssit, voivat priorisoida muita investointeja intranetin sijaan.
Kolmanneksi matalan teknologian teollisuuden organisaatiot tai työntekijät, jotka eivät ole mukavia käyttämään digitaalisia työkaluja, voivat vaikeuksia omaksua intranetin ja hyötyä siitä.
Lopuksi yritykset, joissa ei ole etätyötä tai yhteistyötä, eivät tarvitse tai vaadi laajaa yhteistyötä työntekijöiden välillä, eivät välttämättä näe merkittäviä etuja intranetistä.
DataSI:n lähestymistapa tehokkaan intranetin rakentamiseen
Nyt kun esittelemme intranetin, kuinka DataSI voi auttaa sinua rakentamaan tehokkaan intranetin?
Asiakkaidemme kanssa kokemuksemme mukaan eri yrityksillä on erilaiset vaatimukset ja tarpeet toiminnan ja viestinnän suhteen.
Ei ole olemassa yksikokoista ratkaisua, joka toimii hyvin toisessa yrityksessä ja joka ei välttämättä sovi yrityksesi liiketoimintaskenaarioon ja kontekstiin.
Sen sijaan rakennamme kullekin asiakkaallemme ainutlaatuisen intranet-alustan tarpeidesi perusteella varmistaaksemme maksimaalisen mukautuvuuden.
Ratkaisu, joka ei ratkaise ongelmaasi, ei ole hyvä ratkaisu.
Markkinoiden läsnäolon ja käyttäjien tyytyväisyysasteen perusteella Microsoft SharePoint on intranet-palveluiden kärjessä.
Se on myös alusta, jota suosittelemme asiakkaillemme. Microsoft Sharepointin avulla voimme rakentaa yrityksellesi intranet-järjestelmän, joka mahdollistaa:
Saumaton integrointi Microsoft-työkalujen kanssa: SharePoint integroituu helposti muihin Microsoft-tuotteisiin, kuten Office 365:een, Teamsiin ja Power BI:hen, luoden käyttäjille yhtenäisen ja tutun kokemuksen.
Skaalautuvuus: SharePoint voidaan helposti skaalata niin pienten kuin suurten yritysten tarpeisiin, mikä tekee siitä joustavan ratkaisun kaikenkokoisille organisaatioille.
Mukautettavat mallit: SharePoint tarjoaa useita muokattavissa olevia malleja intranet-sivustoille, joiden avulla organisaatiot voivat luoda brändätyn ja visuaalisesti houkuttelevan ympäristön.
Edistynyt asiakirjojen hallinta: SharePoint tarjoaa vankat asiakirjanhallintaominaisuudet, mukaan lukien versionhallinta, yhteiskirjoitus ja tehokkaat hakutoiminnot.
Työnkulun automatisointi: antaa organisaatioille mahdollisuuden luoda mukautettuja työnkulkuja rutiiniprosessien automatisoimiseksi, kuten asiakirjojen hyväksynnät ja tehtävämääritykset.
Käyttöoikeuden hallinta: tarjoaa käyttöoikeusasetukset, joiden avulla organisaatiot voivat hallita, kuka voi käyttää, muokata tai poistaa tiettyä sisältöä intranetissä.
Mobiili saavutettavuus: intranettejä voi käyttää mobiililaitteilla, jolloin työntekijät voivat pysyä yhteydessä ja olla tuottavia liikkeellä ollessaan.
Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus: tarjoaa yritystason suojausominaisuuksia ja noudattaa useita alan säädöksiä varmistaen, että arkaluonteiset tiedot on suojattu.
Tehokkaat hakuominaisuudet: SharePointin hakutoiminnon avulla työntekijät löytävät helposti asiaankuuluvaa sisältöä, asiakirjoja ja resursseja intranetistä.
Sosiaaliset ominaisuudet: sosiaalisen verkostoitumisen ominaisuudet, kuten keskustelupalstat, blogit ja uutissyötteet, auttavat edistämään työntekijöiden sitoutumista ja yhteistyötä.
Analyysi ja raportointi: Tarjoaa sisäänrakennettuja analytiikkatyökaluja, joiden avulla organisaatiot voivat seurata käyttäjien sitoutumista, sisällön käyttöä ja muita keskeisiä mittareita.
Laajennettavuus: SharePointia voidaan laajentaa mukautetuilla sovelluksilla, web-osilla ja kolmannen osapuolen lisäosilla, jolloin organisaatiot voivat räätälöidä intranet-verkkonsa vastaamaan tiettyjä vaatimuksia.
Tuki ja resurssit: hyötyy suuresta käyttäjien, kehittäjien ja tukiresurssien yhteisöstä, mikä helpottaa avun ja ratkaisujen löytämistä yleisiin haasteisiin.
Ota selvää, kuinka voimme auttaa sinua rakentamaan kestävän intranet-ratkaisun jo tänään.
Puhu meille tänään
Ota selvää, kuinka voimme auttaa yritystäsi rakentamaan onnistuneen datastrategian.