Dataratkaisut
Dokumenttien Hallinta
Autamme yrityksiä tehostamaan liiketoimintaansa rakentamalla keskitetyn dokumenttikirjaston.
Jos sinulla on näitä ongelmia, voimme auttaa:
- Sinulla ei ole keskitettyä sijaintia kaikkien yritystietojesi tallentamiseen.
- Yritysasiakirjaasi ei ole nimetty standardoidussa muodossa, minkä vuoksi sitä on joskus vaikea löytää.
- Sinun on luotava asiakirja uudelleen aina, kun et muista missä asiakirja oli.
- Tiimisi käyttää paljon aikaa oikean tiedoston etsimiseen ja asiakirjojen jakamiseen toistensa kanssa.
- Yritysasiakirjaasi ei säilytetä turvallisessa paikassa ilman varmuuskopioita.
- Sinulla on edelleen monia vanhentuneita asiakirjoja, jotka vievät tilaa ja maksavat.
Miten dokumentti hallinta järjestelmä voi auttaa yritystäsi?
Lisää tehokkuutta ja tuottavuutta
Asiakirjojen hallinta auttaa tallentamaan ja hallitsemaan yrityksen dokumentteja. Se voi lyhentää huomattavasti tiimisi manuaalista käsittelyaikaa dokumenttien käsittelyssä ja jakamisessa.
Se voi myös auttaa vähentämään asiakirjojen säilytykseen liittyviä kustannuksia.
Tehokas dokumenttien hallintastrategia voi helpottaa tehokasta tiimiyhteistyötä. Se on tärkeä linkki yrityksellesi digitaalisen muutoksen saavuttamisessa.
Keskitetty asiakirjojen säilytys
Asiakirjakaaos syntyy yleensä, kun keskeneräiset, vanhentuneet ja pitkäkestoisesti arkistoidut asiakirjat levitetään useisiin paikkoihin ja järjestelmiin.
Yrityksen tiedon määrä kaksinkertaistuu joka toinen vuosi. Jos säännöllistä siivousta ei tehdä, yritysten on vaikeaa ja tehotonta löytää oikeaa ja ajantasaista tietoa ajoissa.
Suojattu alusta
Asiakirjat on luokiteltu eri turvaluokkiin ja ne näkyvät vain niille määritetyille sidosryhmille.
Toiminnot, joita katsojat voivat suorittaa asiakirjassa, voidaan myös määrittää ja hallita helposti.
Meidän kykymme
Korkea yhteensopivuus
Yhteensopiva kaikkien asiakirjatyyppien kanssa, mukaan lukien sähköpostit, jotka voidaan arkistoida. Voit myös tarkastella kirjastoasi millä tahansa laitetyypillä.
Korkea turvallisuus
Asiakirjoille voidaan määrittää luottamuksellisuusluokka, kuten julkinen, sisäinen, luottamuksellinen tai salainen, mukaan lukien ei jakamista ja tulostamista.
Korkea joustavuus
Kaikki asiakirjat tallennetaan automaattisesti, mukaan lukien edellinen versio, ja kadonneet tiedostot palautetaan ja palautetaan helposti.
Korkea hyötysuhde
Automaatiotyönkulut varmistavat, että asiakirjat tallennetaan, arkistoidaan tai jopa poistetaan määritettyjen sääntöjen perusteella.
Korkea tuottavuus
Asiakirjat luokitellaan ja lajitellaan tehokkaan haun ja lajittelun varmistamiseksi.
Korkea kestävyys
Kestävä ratkaisu, joka voi olla pysyvä asiakirjojen säilytyspaikka yrityksellesi.
Tapaustutkimus
Ratkaisu voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden (NPO) kumppanille
Tausta
Asiakas on tunnettu suomalainen voittoa tavoittelematon järjestö, jolla on yli 130 vuoden historia. Yrityksellä on valtavasti vanhentuneita asiakirjoja ja hajanaista tietovarastoa.
Tavoite
Asiakas pyytää pilviteknologiaa rakentamaan tehokkaan ja järjestetyn dokumentinhallintajärjestelmän.
Ratkaisumme
Siirsimme ja lajittelimme tiedostot pilvipohjaiseen järjestelmään sekä poistimme vanhentuneet asiakirjat ja päällekkäiset ylimääräiset tiedostot.
Meidän lähestymistapamme
1. Ymmärrä tarpeitasi
Tutki tämänhetkisiä tilanteitasi, ymmärrä kykysi ja tarpeitasi nykyisessä vaiheessa.
2: Määritä ja testaa
Listaamme millaisia toimintoja tarvitset ja aloitamme prototyypin testaamisesta.
3. Suunnittele ja aikataulu
Suunnittelemme etenemissuunnitelman nykyisen tilanteesi perusteella, sisältäen vanhentuneiden asiakirjojen puhdistamisen ja priorisoinnin.
4. Toteutus
Toteuta tiekartta todeksi. Aseta kirjastollesi ohjeet tai yhteiset säännöt pitkäaikaista käyttöä varten.