SharePoint Dokumentinhallinta Selitetty: Miksi SharePoint ottaa Johtoaseman

Nykyisessä digitaalisessa maailmassa dokumenttien tehokas hallinta on ratkaisevan tärkeää yrityksille ja organisaatioille. Vahva dokumentinhallintajärjestelmä (DMS) tarjoaa tarvittavat työkalut dokumenttien käsittelyn tehostamiseen, yhteistyön parantamiseen ja tuottavuuden parantamiseen.

Tässä blogikirjoituksessa tutustumme dokumentinhallintajärjestelmien maailmaan, keskustelemme niiden merkityksestä, korostamme tärkeitä ominaisuuksia ja selvitetään, miksi sharepoint dokumentinhallinta on valittu suosituimmaksi vaihtoehdoksi.

Mikä on Dokumentinhallintajärjestelmä (DMS)?

Dokumentinhallintajärjestelmä (DMS) on ohjelmistoratkaisu, joka on suunniteltu tallentamaan, järjestämään, noutamaan ja hallitsemaan dokumentteja ja tiedostoja sähköisesti. Se tarjoaa keskitetyn alustan dokumenttien säilytykselle, käytölle, versiohallinnalle, yhteistyölle ja työnkulun automatisoinnille.

Käyttämällä DMS:ää organisaatiot voivat siirtyä perinteisestä paperipohjaisesta prosessista tehokkaampaan ja turvallisempaan digitaaliseen ympäristöön.

Kenelle Dokumentinhallintajärjestelmä on Tarpeen?

Laaja joukko teollisuudenaloja ja organisaatioita voi hyötyä dokumentinhallintajärjestelmän käyttöönotosta. Mikä tahansa taho, joka käsittelee huomattavan määrän dokumentteja, voi parantaa toimintaansa DMS:llä.

Olipa kyseessä pieni yritys, menestyvä suuryritys tai jotain siltä väliltä, tehokkaan DMS:n käyttöönotto voi mullistaa, miten käsittelette dokumentteja, sopimuksia, laskuja, raportteja ja kirjeenvaihtoa. Olemme ajan mittaan auttaneet eri teollisuudenalojen yrityksiä, kuten teknologia, juridiikka, terveydenhuolto, rahoitus, koulutus ja hallinto, menestymään ottamalla DMS:n osaksi liiketoimintaansa.

Asiakirjanhallintajärjestelmän Olennaiset Osat

Kattava dokumentinhallintajärjestelmä tulisi sisältää seuraavat keskeiset osat:

Markkinoiden Dokumentinhallintajärjestelmät ja Niiden Toiminnallisuus

Markkinoilla on runsaasti DMS-ratkaisuja, joista jokainen tarjoaa ainutlaatuisia ominaisuuksia ja kyvykkyyksiä. Tässä on joitain johtavia DMS-ratkaisuja, jotka suosittelemme:

SharePoint: SharePoint Dokumentinhallinta on ehdoton suosikkimme! Microsoftin kehittämä SharePoint on monipuolinen ja laajalti käytetty DMS. Se erottuu yhdistämällä dokumentinhallinta, yhteistyö, sisällönhallinta ja intranet-toiminnot. SharePoint tarjoaa dokumenttien tallennuksen, versiohallinnan, metadatan hallinnan, haun, työnkulun automatisoinnin ja saumattoman yhteistyön muiden Microsoft-työkalujen kanssa.

M-Files: M-Files on metadatavetoinen DMS, joka priorisoi dokumenttien järjestämisen ja noutamisen. Siinä on keskitytty tehokkaaseen metadatan hallintaan dokumentinhallinnan kontekstissa.

Dropbox: Dropbox on suosittu pilvitallennus- ja tiedostojenjakamisalusta, joka tarjoaa myös DMS-toiminnallisuutta. Se tarjoaa dokumenttien synkronoinnin, jakamisen ja yhteistyöominaisuudet. Älä unohda Dropbox Paperia, joka mahdollistaa yhteistyön dokumenttien muokkaamisessa.

Adobe Document Cloud: Adoben dokumentinhallintaratkaisuihin kuuluvat Adobe Acrobat DC ja Adobe Sign. Nämä työkalut kattavat dokumenttien luomisen, muokkaamisen, sähköiset allekirjoitukset, yhteistyön ja työnkulun automatisoinnin, saumattoman integraation muiden Adoben työkalujen kanssa parannetun tuottavuuden tueksi.

DocuWare: DocuWare on toinen fantastinen DMS, joka virtaviivaistaa ja automatisoi liiketoimintaprosesseja, jättäen vähän tilaa ihmisen virheille. Se on joustava, käyttäjäystävällinen ja voidaan räätälöidä vastaamaan liiketoiminnan erityistarpeita.

iManage Work: iManage Work on DMS-ratkaisu, joka antaa nopean pääsyn kaikkiin dokumentteihin, tiedostoihin ja tietoihin. Se tarjoaa turvallisen ja luotettavan dokumentaation lähteen koko organisaatiolle ja helpottaa yhteistyötä.

SharePoint Dokumentinhallinta: Ensimmäinen Valinta Dokumentinhallinnassa

Kun valitaan DMS-ratkaisua, SharePoint erottuu yhtenä kärkiehdokkaana sen poikkeuksellisen toiminnallisuuden ja kattavan ominaisuusvalikoiman ansiosta.

SharePoint on kuin rakas ystävä, joka on aina tukenasi, tarjoten Microsoftin kehittämä web-pohjainen yhteistyöalusta. Sen dokumentinhallinnan ominaisuudet ovat vertaansa vailla, mikä tekee siitä valintansa monille organisaatioille ympäri maailmaa, mukaan lukien oma yrityksemme.

Palveluna SharePoint voidaan majoittaa pilveen osana Microsoft 365:ttä (aiemmin tunnettu nimellä Office 365) tai se voidaan ottaa käyttöön organisaation infrastruktuurissa. Molemmissa tapauksissa SharePoint tarjoaa dokumentinhallintaa palveluna, tarjoten käyttäjille keskitetyn alustan dokumenttien säilytykselle, versiohallinnalle, metadatan hallinnalle, haulle ja muille vastaaville toiminnoille.

Kuvitellaan esimerkiksi äskettäin auttamaamme rahoituspalveluyritystä.

Yrityksellä oli vaikeuksia käsitellä suurta määrää dokumentteja – laskuja, sopimuksia ja raportteja. SharePointin käyttöönoton jälkeen organisaatio huomasi merkittävän parannuksen dokumenttien käsittelytehokkuudessa. Dokumenttien etsimiseen käytetty aika väheni 40%, mikä mahdollisti tiimin keskittymisen enemmän ydintehtäviinsä. Lisäksi automatisoitu versiohallinta poisti monien samojen dokumenttien hallinnan kaaoksen, vähentäen virheitä ja parantaen yleistä tuottavuutta.

SharePoint-Dokumentinhallinnan Keskeiset Ominaisuudet

1. Dokumenttikirjastot:
   • Keskittynyt arkisto dokumenttien tallentamiseen ja järjestämiseen.
   • Useita kirjastoja dokumenttien luokittelua varten projektin, osaston tai tyypin perusteella.
   • Muokattavat metadatan sarakkeet dokumenttien ominaisuuksien tallentamiseen.
2. Versiohallinta:
   • Kyky seurata dokumenttiversioita ja muutoksia.
   • Kirjautumis- ja kirjautumattomuustoiminnot konfliktien välttämiseksi.
   • Pääsy dokumenttien versiohistoriaan ja vertailuihin.
3. Metadatan hallinta:
   • Metadatasarakkeet dokumenttien merkitsemiseen ja luokitteluun.
   • Muokattavat metadatapolut tietyn tiedon tallentamiseksi.
   • Metadatalähtöinen haku ja suodatustoiminnot.
4. Dokumenttien yhteistyö:
   • Reaaliaikainen samanaikainen dokumenttien muokkaus.
   • Kommentointi, annotaatiot ja keskustelumahdollisuudet.
   • Hälytykset ja ilmoitukset dokumenttien päivityksistä.
5. Haku ja löytäminen:
   • Tehokas hakukone dokumenttien löytämiseksi avainsanojen, metadatan tai sisällön perusteella.
   • Tarkennetut hakusuodattimet ja täsmennysoptiot.
   • Esikatselut ja kontekstuaalinen tieto hakutuloksissa.
6. Työnkulun automatisointi:
   • Muokattavat työnkulut dokumenttipohjaisten prosessien (esim. hyväksyntä, tarkistus) osalta.
   • Tehtävien määritys, ilmoitukset ja muistutukset.
   • Integraatio Microsoft Power Automaten kanssa kehittyneempää työnkulun automatisointia varten.
7. Pääsynhallinta ja turvallisuus:
   • Yksityiskohtaiset käyttöoikeudet ja roolipohjainen pääsynhallinta (RBAC).
   • Dokumenttitason turvallisuus ja käyttöoikeuksien hallinta.
   • Tietojen käyttöoikeuksien hallinta (IRM) herkkien dokumenttien suojaamiseksi.
8. Integraatio Microsoftin työkalujen kanssa:
   • Saumaton integraatio muiden Microsoft-sovellusten kanssa, kuten Microsoft Office -paketti, Microsoft Teams, Outlook ja OneDrive.
   • Suora muokkaus ja tallennus dokumenteista Microsoft Office -sovelluksista.
   • Yksittäinen sisäänkirjautuminen ja yhdenmukainen käyttäjäkokemus Microsoft 365 -palveluissa.
9. Mobiili- ja etäkäyttö:
   • Pääsy dokumentteihin mobiililaitteilla SharePoint-mobiilisovellusten kautta.
   • Offline-dokumenttien käyttö ja synkronointi.
   • Etäkäyttömahdollisuudet hajautetuille tiimeille.
10. Sisältötyypit ja dokumenttien sarjat:
    • Mukautettujen sisältötyyppien luominen tietyille dokumenttirakenteille ja metadatalle.
    • Dokumenttisarjat, jotka ryhmittävät liittyvät dokumentit yhteen.
    • Sisältötyyppipohjaiset mallit ja dokumenttien käytännöt.
11. Arkistointi:
    • Arkistoinnin ja hävittämisen käytännöt dokumenteille.
    • Säädöstenmukaisuustoiminnot säännösten vaatimuksiin.
    • Integraatio eDiscovery-työkalujen kanssa oikeudellisten pidätysten ja haun osalta.
12. Laajennettavuus ja mukauttaminen:
    • Skalattava arkkitehtuuri suurille dokumenttimäärille.
    • Laajennettavuus räätälöityjen verkkokomponenttien, työnkulujen ja ratkaisujen kautta.
    • Oman brändin luominen ja käyttöliittymän mukauttamisvaihtoehdot.

Yhteenvetona voidaan todeta, että SharePointin integraatio Microsoftin ekosysteemiin, sen mukautettavuus ja vahvat turvallisuusominaisuudet tekevät siitä täydellisen valinnan kaikenkokoisille organisaatioille. Joten kun valitset dokumentinhallintajärjestelmää, SharePoint nousee ykköseksi!

Valmiina mullistamaan dokumentinhallintasi ja tehostamaan tuottavuuttasi? Ota ensimmäinen askel tehokkuuden tiellä ja toteuta kanssamme vankka dokumentinhallintajärjestelmä SharePointilla.

Asiantuntijamme auttavat sinua rakentamaan juuri sinun liiketoimintaasi sopivan räätälöidyn SharePoint-dokumentinhallintajärjestelmän. Sano hyvästit dokumenttikaaokselle ja omaksu saumaton yhteistyö ja järjestäytyneisyys!