Dokumenttien Hallinta: Miksi Se On Tärkeää Yrityksellesi?

Oletko tuttu tapana, jonka useimmat ihmiset laiminlyövät ja joka vaikuttaa merkittävästi tuottavuuteen ja voi johtaa tappioihin yrityksessäsi?

Ennen kuin paljastan vastauksen, kysyn sinulta, voitko samaistua seuraaviin tilanteisiin:

Käytätkö usein epäjohdonmukaisia nimikäytäntöjä asiakirjoillesi, lisäten omia merkkejäsi tai luomalla useita versioita samankaltaisilla nimillä?

Tämän seurauksena sinun täytyy käyttää arvokasta aikaa avataksesi lukuisia tiedostoja löytääksesi oikean.

Tai ehkä joudut usein etsimään asiakirjoja ja osallistumaan pitkiin sähköpostikeskusteluihin tiimin jäsenten kanssa saadaksesi kopiot heiltä.

Ja kun et löydä tarvitsemaasi asiakirjaa, turhautuminen iskee, pakottaen sinut luomaan uuden tyhjästä.

Jos mikään näistä tilanteista resonoi kanssasi, dokumenttien hallintakäytäntösi todennäköisesti haittaavat tuottavuuttasi.

Mikä on Asiakirjakaaos?

Termi “asiakirjakaaos” kuvaa tilannetta, joka syntyy asiakirjojen käsittelyssä. Se tapahtuu, kun keskeneräiset, vanhentuneet ja pitkään arkistoidut tiedostot kohtaavat samassa paikassa, mikä vaikeuttaa niiden tehokasta hakemista ja hyödyntämistä.

Asiakirjakaaos heikentää tehokkuuden lisäksi myös aiheuttaa potentiaalisia riskejä ja tappioita yrityksille.

Kun otetaan huomioon, että yritysten asiakirjat kaksinkertaistuvat joka toinen vuosi, niiden järjestelmällinen hallinta on ratkaisevan tärkeää estämään entistä kaoottisempi tilanne tulevaisuudessa.

Miksi Asiakirjakaaos Aiheuttaa Sinulle Rahallisia Tappioita?

Tutkitaan eri tapoja, joilla asiakirjakaaos voi vaikuttaa kielteisesti liiketoimintaasi:

1. Aikakustannukset: Asiakirjojen etsiminen ja niiden lähettäminen edestakaisin tiimin jäsenten välillä vie arvokasta aikaa. Tapauksissa, joissa alkuperäinen asiakirja on kadonnut, lisäaikaa kuluu uuden luomiseen.
2. Mahdollinen riski: Tärkeiden asiakirjojen, kuten asiakasehdotusten tai tilaustietojen, menettäminen voi vahingoittaa asiakas- tai toimittajasuhteita, mikä voi johtaa taloudellisiin seurauksiin.
3. Suorat tappiot: Kriittisten asiakirjojen menettäminen vaikuttaa suoraan liiketoimintaasi ja voi aiheuttaa taloudellisia takaiskuja.
4. Keskitetyn järjestelmän puute: Ilman keskitettyä asiakirjajärjestelmää päätöksenteko vaikeutuu, kun tärkeät tiedostot ovat hajallaan eri tiimin jäsenten työpöydillä.
5. Vastuun puute: Kun asiakirja vaatii selvennystä tai muutoksia, on vaikeaa jäljittää, kuka on vastuussa siitä.
6. Riittämättömät turvallisuustoimenpiteet: Asiakirjojen jakaminen ulkopuolisten tahojen ja yrityksestä poistuvien tiimin jäsenten kanssa voi aiheuttaa turvallisuusriskejä.

Lista jatkuu.

Vaikka dokumenttien hallinta usein laiminlyödään, se on tärkeä osa yrityksesi strategiaa, etenkin jos tavoitteenasi on ottaa käyttöön joustavuutta ja kestäviä käytäntöjä yrityksessäsi.

Kuinka dokumenttien hallinta järjestelmä Voi Auttaa Sinua?

Hyvin suunnitellun asiakirjahallintajärjestelmän käyttöönotto voi tuoda lukuisia etuja:

1. Keskitetty asiakirjahallinta: Säilytä kaikki asiakirjavarat keskitetyssä järjestelmässä varmistaen niiden asianmukaisen järjestelyn.
2. Parannettu turvallisuus: Luo turvallinen alusta, jossa on määritellyt pääsyoikeudet asiakirjojesi suojaamiseksi.
3. Helppo asiakirjojen haku: Hae asiakirjoja vaivattomasti tarkentavien indeksien avulla ja tunnista vastuuhenkilö.
4. Asiakirjojen menetyksen poistaminen: Varmuuskopioiden ja palautusominaisuuksien avulla et menetä enää tärkeitä asiakirjoja.
5. Lisääntynyt luottamuksellisuus: Ylläpidä korkeaa luottamuksellisuuden tasoa estämällä asiattomat pääsyt, kopioinnit tai tulostukset asiakirjoihin.
6. Tehokas versiohallinta: Merkitse sisältö sen tilan perusteella varmistaen, että muokatut versiot pysyvät odottamassa hyväksyntää tai hylkäämistä.
7. Yksi totuuden lähde: Luo tiimille yksi totuuden lähde, joka mahdollistaa helpon asiakirjojen viittaamisen ja hyödyntämisen.
8. Pääsy missä ja milloin tahansa: Pääse kaikkiin asiakirjoihisi millä tahansa laitteella, mikä mahdollistaa joustavuuden ja tuottavuuden.

DataSI:ssa olemme erikoistuneet auttamaan yrityksiä luomaan tehokkaita asiakirjahallintajärjestelmiä. Seuraamme neljän vaiheen lähestymistapaa auttaaksemme asiakkaitamme saavuttamaan menestystä.

Voit lukea lisää siitä, kuinka auttoimme asiakkaitamme saavuttamaan menestystä tehokkaan dokumenttien hallinnan avulla.

Kaikki mitä tarvitset, on avuliaan konsultin asiantuntemus muuttaaksesi dokumenttien hallintakäytäntöjäsi ja avaaksesi suuremman tuottavuuden mahdollisuudet. Varaa konsultaatio meidän kanssamme tänään.